Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este
programa es desarrollado
y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en
tareas financieras
y contables.
Planea hojas de cálculo.
Competencias Desempeño
Una
hoja de cálculo es un programa de computación en el que se puede almacenar
datos para ordenarlos y realizar cálculos con ellos. La
hoja de cálculo se organiza en
renglones y columnas. La intersección de un renglón y una
columna se llama celda.
En las celdas se puede escribir datos de cualquier tipo,
por ejemplo: nombres, fechas
o
datos numéricos.
Elementos de la pantalla de Excel
Al entrar en Excel aparecerá la siguiente ventana:
En la que se distinguen las siguientes partes.
1. Barra
de Inicio Rápido
2. Barra
de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones
de control de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
4. Fichas
de opción. Es la forma de presentar las barras de herramientas.
5. Conjunto
de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura
se ven todas las herramientas “Formato” incorporadas
dentro de la ficha
“Inicio”.
6. Columnas
de la hoja.
7. Filas
de la hoja.
8. Celda
activa.
9. Cuadro
de nombres .
10. Asistente
para funciones.
11. Hojas
del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las
hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra
de desplazamiento horizontal que permite trasladar el contenido de forma
lateral.
13. Zoom
sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje
de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles
para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra
de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.
En este caso aparece listo, lo cuál indica que el programa
está preparado para que
el usuario elija un comando o escriba datos en una celda.
Además informa sobre la
condición de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo
de números, etcétera.
Características y ventajas de las hojas de cálculo
El uso de hojas de cálculo puede facilitar el manejo de
grandes cantidades de datos. Por ejemplo,
se pueden realizar cálculos para una gran cantidad de
datos, sin necesidad de hacerlos
uno
por uno. Así, se ahorra tiempo.
Con Excel puedes introducir información de manera rápida y precisa. Corrigiendo errores
sin necesidad de capturar otra vez, la
habilidad de cambiar los datos y ver rápidamente
los resultados actualizados te
proporciona el poder de tomar decisiones
para trabajos escolares, estadísticos,
de negocios etcétera.
Excel proporciona eficaces características para hacer que la información sea visualmente atractiva y más fácil de entender. Puede dar formato a un texto y
números con distintas fuentes, colores y estilos para destacarlos. Crear gráficos
basados en la información de la hoja de cálculo.
Todas las celdas para su ingreso de
información se capturan por coordenadas esto es, si deseo introducir un número
o valor so deberé hacer en una sola celda
por ejemplo, A1, si deseo introducir otro valor será en la B1 o A2, según
se desee a la izquierda o a la derecha.
Planea,
introduce, edita y ordena datos
Elementos del
área de trabajo de hoja cálculo
• Celda. Es la unidad
básica de una hoja de cálculo se forma de la intersección de una
fila con
una columna.
• Fila. Son secciones
horizontales y se nombran por medio de números arábigos 1, 2,
3... Una
hoja tiene 1048576 filas.
• Columna. Son las secciones
verticales de una hoja de cálculo y se nombran por
medio de
las letras del alfabeto: A, B, C.... (A – Z, AA – AZ, BA – BZ, IA- XFD).
Planeación
de la hoja de cálculo
Para que
una hoja de cálculo sea eficiente, antes de elaborar en la computadora, es
importante
realizar lo
necesario para hacer una planeación previa en papel, especificando
los
siguientes puntos:
Ordena, edita e introduce datos
Estado de una celda
Los estados de una celda se muestran del lado izquierdo de
la barra de estado, los cuales
pueden
ser:
Ordenar datos
Podemos ordenar los datos de nuestra hoja electrónica de
cálculo para verlos y comprender
mejor la información que se presenta, para ordenar los
datos debemos realizar el
siguiente procedimiento:
1.1.Seleccionar
los datos a ordenar
1. 2. Ir a la ficha de datos icono de ordenar
3. Aparecerá la siguiente ventana donde seleccionaremos el criterio por
el cual queremos
ordenar en nuestro ejemplo lo vamos a ordena por
calificación de menor a mayor.
Formatos
Los formatos son los tipos de datos que puedes capturar en
Excel, estos te ayudan a formar
tus datos de acuerdo a como los necesites y se encuentran
ubicados en la opción
Inicio> Numero.
Los formatos pueden ser:
• General,
son valores numéricos pero no están separados por miles ni decimales.
• Número,
son para obtener operaciones con ellos y pueden tener o no decimales.
• Moneda,
son para ejecutar precios y pueden ir con decimales o sin ellos pero con el
signo de moneda del país que tu desees.
• Contabilidad,
son valores numéricos tipo moneda sólo que el signo de pesos sale cargado
a la izquierda y pueden ir o no con decimales; sirven para
hacer cálculos contables
con signos positivos o negativos.
• Fecha,
son para formatos de fecha y hay de varios tipos: según desees
con fecha corta, larga con día especificado, etcétera.
• Hora,
son formatos para hora con minutos o segundos, cortas o largas.
• Porcentaje,
son para valores de signo porcentual.
• Fracción,
son para quebrados.
• Científica,
cuando son números con dígitos muy largos y necesites
que salga ejemplo con E+002.
• Texto,
son para letras o palabras que se capturen en las celdas pudiendo
ser también números pero con los cuáles no se van a hacer
operaciones.
• Especial,
son para fórmulas o datos especiales de un escrito esto es,
ejemplo con símbolos de & # etcétera.
• Personalizada, Se puede definir como uno quiera.
Gráficas
Gráficos e imágenes
Un gráfico es la representación visual
de los datos de una hoja de cálculo que facilita su
interpretación. Sin duda, un gráfico dice más que una
serie de datos clasificados por filas
y columnas.
Para insertarse un gráfico en Excel se puede hacer lo
siguiente :
• Gráfico incrustado en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
• Hoja de gráfico añadida a una hoja exclusiva
para el gráfico (en las hojas de gráfico no
existen celdas ni ningún otro tipo de objeto).
De igual manera, se puede crear un gráfico de forma manual
o con la ayuda del Asistente.
Crear gráficos por el usuario
Antes de insertar un gráfico deberá estar disponible en la
barra de herramientas Gráfico.
Para acceder a la misma, debemos ejecutar menú Insertar > Gráfico
Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo
de gráfico que permite seleccionar
alguno de los tipos disponibles.
Para insertar un gráfico por éste método, será necesario tener datos registrados en las celdas.
Para hacer el gráfico se deben seguir estos pasos:
• Seleccionar
las celdas que contienen los datos a
graficar.
• Dar
clic en Insertar>Gráfico> Pulsar
el icono Tipo de gráfico de la barra de Gráfico.
• Seleccionar
el tipo de gráfico.
Fórmulas y funciones
Las fórmulas son expresiones alfanuméricas que a través de
operandos y operadores permiten
realizar cálculos numéricos como: sumar, restar, dividir,
multiplicar, promediar, etc.
para obtener un resultado. Se componen de valores,
operadores y direcciones de celda.
Los valores son los números que intervienen; los
operadores son los signos de (+, -, *, / ) y
las direcciones de celda, conocidas como referencias de
celda, indican la ubicación de los
valores que van a ser parte de la fórmula.
Cuando vas a ingresar una fórmula debes de seguir los
siguientes
pasos:
• Posiciona
el puntero en la celda donde deseas ingresar la fórmula
y que, a su vez, mostrará el resultado
• Teclea
el signo igual (=) para que Excel identifique que se trata
de una fórmula, de lo contrario lo toma como texto
• Escribe
los valores y la operación que se va a realizar, por ejemplo:
= 5 * 10 . Si los valores están escritos en la hoja de
cálculo,
selecciona dando un clic con el puntero el primer valor,
escribe
el operador y selecciona el segundo valor; aparecerá la
dirección de las celdas donde están los valores, por
ejemplo:
= A1 * B1
• Presiona
enter para que obtengas el resultado
El objetivo de direcciones de utilizar
direcciones de celda es
que cuando se tenga que cambiar uno ó varios valores, no sea
necesario volver a introducir la fórmula.
En este caso estamos hablando
de valores variables.
Constantes: hacen
referencia a valores fijos que se encuentran
dentro de una fórmula.
Variables: hacen
referencia a valores que cambian dentro de la
fórmula.
En Excel las
operaciones se ejecutan según el siguiente orden:
Tomando en cuenta la jerarquía de operadores, calcula el resultado de
las siguientes
fórmulas:
1. Aplica el comando combinar y centrar en el rango
A1:D3 para que el título TELCEL quede tal como se
muestra.
2. Aplica el formato de valores correspondiente a
cada una de las columnas.
3. Utilizando la fórmula cantidad por precio
unitario, calcula el importe de cada modelo de teléfono.
4. El subtotal equivale a la suma de los importes
por el IVA (16%).
5. El total es la suma del subtotal más el IVA.
6. Guarda el libro con el nombre TELCEL.
7. Cierra el libro.
8. Sal de Excel.
• Rango se define como un conjunto de
celdas, pueden localizarse en la misma columna
ó fila; o bien puede ser un bloque rectangular de varias
filas y columnas.
Cuando el rango de celdas se constituye de celdas que se
encuentran en un orden
consecutivo; se le llama rango de celdas adyacentes.
Cuando el rango de celdas se constituye de celdas que se
encuentran en un orden
discontinuo, es decir, que las celdas se encuentran
sorteadas, no están consecutivas; se le
llama
rango de celdas no adyacentes.
Funciones de Fecha y Hora
AHORA ()
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.
Sintaxis: Ahora
()
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie
secuenciales para poder realizar
cálculos con ellos. Excel almacena la fecha 1 de enero de
1900 como el número de
serie 1 si el libro utiliza el sistema de fechas 1900.
DIASEM
Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento
número_de_serie. El día se
devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7
(sábado).
Sintaxis:
DIASEM (número_de_serie, tipo)
Argumentos: número_de_serie: Es un número secuencial que representa la fecha del día
que intenta buscar. Las fechas pueden introducirse como
cadenas de texto entre comillas
(por
ejemplo, “30-01-1998”.
HOY
()
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es
el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de
fecha y hora.
Para obtener más información acerca de los números de serie.
Sintaxis:
HOY ()
Ejemplos:
HOY () es
igual a ‘26/01/03 ó 37647
Protege la hoja de cálculo
Al manejar información debemos tener siempre en cuenta las
medidas de seguridad, éstas
son aquellas que evitan que nuestros archivos sean dañados
o modificados por personas
ajenas, nos permiten resguardar y proteger la información
buscando con esto mantener
la confidencialidad e integridad de la misma, por lo que
la información sólo puede ser
modificada por personas autorizadas.
Excel cuenta con una función para proteger las hojas de
cálculo para evitar que algún
usuario modifique o manipule los objetos y la información,
según las celdas que selecciones,
puedes darle el valor de bloqueada (la cual no se puede
editar) o el valor de oculta
(la cual no se puede ver).
Además para proteger nuestra información, podemos aplicar
contraseñas de apertura
(solamente personal autorizado puede entrar y modificar la
información) y contraseñas
de
escritura (se puede abrir el archivo pero no se puede modificar).
Para
aplicar una contraseña realizamos estos son los pasos:
• Después
en la pestaña de revisar, damos un click en la opción proteger hoja y le
damos una contraseña.
Si necesitamos hacer algún cambio, después de proteger nuestra hoja,
volvemos a dar
un click en la pestana revisar y en desproteger
hoja.
Imprime la hoja de cálculo
Una vez que concluimos con nuestro trabajo y si se
requiere tener el trabajo físicamente,
Excel nos da las opciones necesarias para configurar la
hoja según nuestras necesidades
y mandarla a imprimir.
Las opciones de de impresión son las siguientes:
2. Da
un click sobre la
flecha de fuente o
click derecho del ratón
formato de celdas,
pestaña proteger
1. Selección
de celdas
que si quiero que sean
modificadas
5. Aceptar
3. Desactivar
la
casilla proteger
4. Si
se activa la casilla
de oculta no se podrá
visualizar en la barra de
fórmulas el valor de la
celda o la fórmula
1. En
la barra de herramientas de acceso rápido, tenemos la opción de impresión
rápida
la cual no permite seleccionar la impresora, imprime directamente
a la impresora que
esta
predeterminada.
• El
siguiente cuadro de dialogo también se puede activar con la combinación de
teclas
CTRL
+ P
Publica la hoja de cálculo
Otra opción que nos ofrece Excel para controlar lo que se
guarda o edita,
es publicar una copia del documento en PDF o XPS.
Podrá guardar un archivo como PDF o XPS de la siguiente
manera:
1. Botón
de Office
2. Guardar
como
3. PDF o
XPS
Aquí podemos apreciar un vídeo introductorio a los conceptos básicos de excel:
